В феврале налоговые агенты должны отчитаться по форме 6-НДФЛ за 2025 год. В этом материале — развернутая инструкция по оформлению годового расчета, требования формату и образец заполнения разделов.
Главное о расчете 6-НДФЛ
Сдавать 6-НДФЛ должны все налоговые агенты, кроме тех, у кого вообще не было выплат физлицам с начала года.
Отчитаться нужно не позднее 25 февраля 2026 года.
В составе годового 6-НДФЛ нужно сдать справки о доходах по каждому физлицу.
Форма и формат расчета за 2025 год не изменились.
В 6-НДФЛ включают только фактически выплаченные доходы в январе–декабре 2025 года.
Финлид от Точка Банк избавляет бухгалтерские компании от рутины
Подключите бесплатно, чтобы не тратить время на лишние действия и переключение между сервисами. Вы сможете в одном окне скачивать выписки из разных банков, выставлять счета за услуги и отслеживать оплаты, перечислять зарплату на карты любых банков. Есть интеграции с 1С.
Подробнее
Кто должен сдавать 6-НДФЛ за 2025 год
Отчитаться по форме 6-НДФЛ за 2025 год нужно всем, кто выплачивал в 2025 году доходы физлицам. Даже если это было всего одна выплата.
Пример. В первом квартале 2025 года выплат не было, в апреле одному человеку оплатили работы по договору ГПХ и до конца года больше никому ничего не перечисляли. Расчеты 6-НДФЛ нужно сдать за полугодие, 9 месяцев и за 2025 год.
Если на протяжении всего 2025 года выплат вообще не было, обязанности подавать форму 6-НДФЛ нет. Но чтобы у налоговой инспекции не возникли вопросы, направьте в свободной форме письмо о том, что начисления и выплаты в налоговом периоде отсутствуют. Также можно подать нулевой расчет. Такой обязанности нет, но ИФНС его примет (письмо ФНС от 16.11.2018 № БС-4-21/22277).
В какой срок и по какой форме сдавать 6-НДФЛ за 2025 год
Годовой расчет за 2025 год заполняйте по действующей форме из приказа ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649 (в редакции от 09.01.2024). Электронный формат и порядок заполнения расчета 6-НДФЛ закреплены в приложениях 2 и 3 к этому приказу. Если выплаты в 2025 году были более, чем 10 физлицам, 6-НДФЛ нужно сдавать строго в электронном виде.
Срок сдачи 6-НДФЛ за 2025 год — 25 февраля 2026 года.
Если пропустить срок сдачи, последствия будут такие (п. 3.2 ст. 76, п. 1.2 ст. 126 НК, ст. 15.6 КоАП):
1 000 руб. — штраф за каждый просроченный месяц, в том числе неполный;
300–500 руб. — штраф на должностное лицо;
блокировка банковских счетов — если опоздали с расчетом на 20 рабочих дней и больше.
В какую налоговую сдавать годовой 6-НДФЛ
Юрлица сдают 6-НДФЛ в инспекцию по месту нахождения.
Филиалы организаций, если они признаны налоговыми агентами — в инспекции по месту нахождения филиалов.
Индивидуальные предприниматели — в инспекцию по месту жительства.
Есть особенности для ИП на ПСН. Они сдают 6-НДФЛ в ту ИФНС, где стоят на учете как плательщик ПСН. Если у ИП несколько патентов и он стоит на учете в разных ИФНС, 6-НДФЛ нужно сдавать в каждую отдельно (письмо ФНС от 07.12.2021 № БС-4-11/17043@). Если же ИП совмещает ПСН и УСН и по этим двум режимам состоит на учете в разных ИФНС, 6-НДФЛ нужно сдать в каждую инспекцию:
по сотрудникам, занятым в деятельности на ПСН — в налоговую, где оформлен патент;
по сотрудникам, занятым в бизнесе на УСН — в ИФНС по месту жительства ИП.
ИИ-Ассистент для бухгалтера — ваш карманный налоговый консультант
Ищет информацию не в интернете, а в актуальных нормативных документах. За одну минуту готовит ответ, юридическое обоснование и дает ссылки на источники. Ответ можно отправить на проверку эксперту. Пользуйтесь — это бесплатно.
Попробовать
Какие разделы включает годовой расчет 6-НДФЛ
Состав годового расчета 6-НДФЛ шире, чем у квартальных. В него входит:
титульный лист;
раздел 1;
раздел 2;
приложение № 1 (справки о доходах и налоге по каждому физлицу).
Общие требования при заполнении 6-НДФЛ за 2025 год
Если сдаете 6-НДФЛ на бумаге:
Страницы расчета распечатывайте только с одной стороны листа.
Суммовые показатели отражайте так: доходы и налоговые вычеты — в рублях с копейками, а суммы НДФЛ округляйте по арифметическим правилам — от 50 до 99 копеек округляйте до рубля, менее 50 копеек отбрасывайте.
Если показателя нет — укажите «0» в первой ячейке строки, а в остальных ячейках — прочерки.
Текст вносите печатными заглавными буквами.
Проверьте, правильно ли заполнена форма 6-НДФЛ с помощью контрольных соотношений из письма ФНС от 20.12.2023 № БС-4-11/15922 (редакция от 05.04.2024). Если заполняете расчет в учетных программах, функция проверки в них обычно уже встроена.
В готовом расчете пронумеруйте все заполненные страницы и укажите их число на титульном листе.
Титульный лист заполняйте с учетом особенностей годовой формы:
В верхней части каждой страницы укажите ИНН. У ИП — 12-значный, у компаний — 10-значный.
«Номер корректировки»: если это первичный отчет — «0—», если уточненный — номер корректировки по порядку («1—», «2—» и т. д.).
«По месту нахождения (учета) код» — из приложения № 2 к Порядку заполнения расчета выберите соответствующий код.
«Отчетный период (код)» — код периода «34», год «2025».
«Налоговый агент» — ИП указывают свои ФИО полностью, компании — наименование как в уставе.
«Код по ОКТМО» — согласно классификатору ОК 033-2013. Код может состоять из 8 или 11 цифр.
Телефонный номер для связи — вместе с кодом города.
Если расчет подписывает доверенное лицо гендиректора или ИП, внесите реквизиты доверенности, а к отчету приложите копию и укажите количество прилагаемых страниц.
Какие доходы показывать в 6-НДФЛ за 2025 год
Принимайте во внимание даты выплаты доходов физлицам и даты удержания НДФЛ. При этом даты уплаты налога в бюджет при заполнении расчета не важны.
|
Отражаются в 6-НДФЛ |
Не отражаются в 6-НДФЛ |
|
Облагаемые налогом доходы, выплаченные в период с 1 января по 31 декабря 2025 года, в том числе: заработная плата, северные коэффициенты, надбавки, премии и т. п. выплаты при увольнении работников, выходные пособия в части, превышающей 3-кратный размер среднемесячного заработка (на Крайнем Севере и в приравненных к нему местностях — 6-кратный) отпускные, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении пособия по временной нетрудоспособности за счет работодателя суточные сверх норм (700 ₽ в день — по России, 3 500 ₽ — за рубежом) матпомощь в размере свыше 4 000 ₽ в год, а при рождении детей — свыше 50 000 ₽ в год стоимость врученных работникам подарков общей стоимостью более 4 000 ₽ в год выплаты исполнителям по гражданско-правовым договорам (оказания услуг, выполнения работ и т. п.) |
Доходы работников и других физлиц: с которых получатели дохода уплачивают налог самостоятельно (все ИП, самозанятые физлица, адвокаты и нотариусы с частной практикой) начисленные, но не выплаченные в 2025 году (например, зарплата за декабрь 2025 года, выплаченная в январе 2026 года) полностью освобожденные от НДФЛ (например, суточные и матпомощь в пределах необлагаемого лимита) выплаченные нерезидентам РФ и не облагаемые налогом в нашей стране согласно международным соглашениям об избежании двойного налогообложения |
Важный нюанс. «Переходящий» НДФЛ по доходам, начисленным в 2025 году, а выплаченным в 2026, иногда включают в строку 170 раздела 2 расчета. Это неправильно — такие суммы вообще не отражаются в текущем расчете, а строка 170 предназначена только для тех сумм налога, которые удержать с физлица невозможно. Например, бывший работник получил подарок к юбилею дороже 4 000 ₽ и удерживать налог работодателю не с чего.
В строку 170 расчета за 2025 год подобные суммы включайте, если точно не сможете их удержать до 31 января 2026 года:
Сумму НДФЛ, которую невозможно удержать до 31 января 2026 года, отразите в строке 170 раздела 2, а также в разделе 4 справки о доходах и налоге физлица. Так налоговая узнает о неудержанном НДФЛ и будет взыскивать его уже с самого физлица.
Если НДФЛ все-таки будет удержан до 31 января, но годовой расчет уже направили, подайте уточненку.
Как правильно заполнить 6-НДФЛ за 2025 год: пошаговая инструкция
Раздел 1
Заполняйте столько разделов 1, сколько КБК использовали в течение года (строка 010).
В раздел включайте суммы НДФЛ, которые подлежат уплате и возврату физлицам в период с 1 января по 31 декабря 2025 года:
В строке 020 — сумма НДФЛ к уплате за весь 2025 год. Она должна быть равна сумме строк 021–026 из всех расчетов 6-НДФЛ, представленных за периоды 2025 года.
В строках 021–026 — суммы НДФЛ к уплате в октябре–декабре 2025 года по шести срокам перечисления налога. Не уменьшайте эти суммы на излишне удержанный и возвращенный налог.
Строки 030–036 заполняйте, если в течение года производили возвраты излишне удержанного НДФЛ.
Строка 030 — налог, возвращенный физлицам в течение 2025 года. Этот показатель должен совпадать с общей суммой налога из строк 031–036 по всем расчетам 6-НДФЛ, сданным за периоды 2025 года.
Строки 031–036 — НДФЛ, возращенный физлицам в разбивке по месяцам четвертого квартала 2025 года с учетом периодов удержания и сроков перечисления налога.
Важно! При заполнении строк 20–26 и 30–36 учитывайте, что в каждом месяце у НДФЛ два расчетных периода и два срока уплаты:
|
Строки |
Периоды удержания НДФЛ в 2025 году |
Сроки уплаты НДФЛ в четвертом квартале 2025 года |
|
|
020 – общая сумма удержанного НДФЛ с начала года в т.ч.: |
030 – общая сумма возвращенного НДФЛ с начала года, в т.ч.: |
х |
х |
|
021 |
031 |
1–22 октября 2025 |
Первый (28.10.2025) |
|
022 |
032 |
23–31 октября 2025 |
Второй (05.11.2025) |
|
023 |
033 |
1–22 ноября 2025 |
Третий (28.11.2025) |
|
024 |
034 |
23–30 ноября 2025 |
Четвертый (05.12.2025) |
|
025 |
035 |
1–22 декабря 2025 |
Пятый (29.12.2025) |
|
026 |
036 |
23–31 декабря 2025 |
Шестой (30.12.2025) |
Раздел 2
В разделе 2 отражают доходы, выплаченные в период с 1 января по 31 декабря 2025 года, а также начисленный и удержанный с них НДФЛ.
По каждой ставке НДФЛ и КБК заполняйте отдельный раздел 1 (строки 100, 105).
Все показатели вносите нарастающим итогом с начала года. Исключение — строки 161–166 и 191–196, где налог отражают только за октябрь–декабрь 2025 года:
В строке 110 — укажите, сколько человек получили от вас доходы в 2025 году. При этом если сотрудник уволился в 2025 году и в этом же году устроился к вам обратно — учитывайте его как одного человека.
Строка 111 (из строки 110) — выделите, сколько ВКС (высококвалифицированных сотрудников) получали доходы в 2025 году.
Строка 120 — доходы, облагаемые по ставке НДФЛ, указанной в строке 100. Начисленные и невыплаченные до конца 2025 года суммы в эту строку включать не надо.
Строка 121 (из строки 120) — выделите доходы, выплаченные ВКС.
Строка 130 — общая сумма примененных налоговых вычетов и расходов, уменьшающих доходы. Она не может быть меньше показателя доходов из строки 120.
Строка 131 — налоговая база по НДФЛ, рассчитанная по формуле: строка 120 минус строка 130.
Строка 140 — сумма налога: ставка из строки 100, умноженная на базу из строки 131.
Контрольные соотношения допускают по строке 140 погрешность в большую или меньшую сторону в пределах 6,00 рублей по каждому физлицу (письмо ФНС от 20.12.2023 № БС-4-11/15922).
Строка 141 (из строки 140) — сумма налога с выплат ВКС.
Строка 150 — общая сумма фиксированных авансовых платежей за работников-иностранцев (показатель не должен быть больше строки 140).
Строка 155 — налог на прибыль, зачтенный при расчете НДФЛ с дивидендов физлицам (п. 3.1 ст. 214 НК).
Строка 156 — полученный от зарубежных источников и уплаченный за границей налог с дохода (при наличии соглашения между РФ и другой страной об избежании двойного налогообложения).
Строка 160 — удержанный в течение 2025 года НДФЛ. Если налог с выплаченного дохода удержали не полностью, значение в строке 160 не будет совпадать с показателем строки 140.
Строки 161–166 — НДФЛ из строки 160, удержанный в октябре–декабре 2025 года, распределенный по периодам удержания налога.
Строка 170 — НДФЛ, который удержать из дохода физлица невозможно. Суммы налога, которые сможете удержать до 31 января 2026 года, не показывайте.
Строка 180 — излишне удержанный налог, который не смогли вернуть до конца 2025 года, включая переплату по причине изменения статуса налогоплательщиков с нерезидента на резидента РФ.
Строка 190 — излишне удержанный налог, возвращенный в течение 2025 года.
Строки 191–196 — если возвращали НДФЛ в октябре–декабре 2025 года, отразите его в разбивке по шести периодам возврата налога.
Справка о доходах и налоге физлиц
Приложение № 1 — обязательная часть годового расчета 6-НДФЛ. Справки заполняйте на каждое физлицо, которому выплачивали доходы и удерживали налог в 2025 году.
Заполняйте справки в таком порядке:
|
Раздел, строка |
Что указывать |
|
Номер справки |
Номер справки по порядку |
|
Номер корректировки |
«00» — если справка сдается впервые, «01», «02» и т. д. — для уточненных справок, «99» — при аннулировании справки |
|
Раздел 1 |
Сведения о физлице-получателе дохода: ИНН, ФИО, дата рождения, код страны гражданства, данные удостоверения личности. Статус налогоплательщика: «1» — резидент РФ «2» — нерезидент РФ |
|
Раздел 2 (заполняется отдельно по каждой ставке НДФЛ) |
Ставка НДФЛ и соответствующий КБК. Далее: сумма дохода за год налогооблагаемая база исчисленный и удержанный налог суммы налога, уплаченные за рубежом фиксированные авансовые платежи (по иностранцам) налог на прибыль, подлежащий зачету излишне удержанные суммы |
|
Раздел 3 |
Предоставленные физлицу стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты Коды вычетов указывайте согласно перечню из приказа ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387 (ред. от 01.09.2025) |
|
Раздел 4 |
сумма дохода, с которого невозможно удержать налог сумма НДФЛ, не удержанного с этого дохода |
|
Приложение (заполняется отдельно по каждой ставке НДФЛ) |
Доходы и налоговые вычеты по каждому месяцу 2025 года В поле «Месяц» — порядковый номер месяца (01 — январь, 02 — февраль и т. д.). Если в одном месяце человеку выплачивали разные виды дохода, на один месяц будет приходиться соответствующее количество строк В поле «Код дохода / код вычета» — коды из приказа ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387 (ред. от 01.09.2025). В поле «Сумма дохода / Сумма вычета» в разбивке по месяцам 2025 года: доход, выплаченный физлицу (по соответствующему коду) сумма вычета (по соответствующему коду), при этом стандартные, социальные и имущественные вычеты, которые отразили в разделе 3, здесь повторно показывать не надо |
Суммированные показатели справок по всем физлицам должны соответствовать общим показателям разделов 1 и 2 расчета 6-НДФЛ.
Финлид от Точка Банк — сервис счастливых бухгалтеров
Бесплатное комплексное решение для бухгалтеров-фрилансеров и аутсорсинговых компаний.
Управляйте счетами всех клиентов из одного окна, скачивайте выписки, безопасно храните пароли, выплачивайте зарплату, собирайте оплаты за обслуживание и пользуйтесь ИИ-Ассистентом для бухгалтера.
Записаться на демо
Пример заполнения 6-НДФЛ за 2025 год
В ООО «Консалт-Эксперт» один сотрудник, он же гендиректор Мазаев И. И. В 2025 году ему выплатили доходы и удержали НДФЛ в следующем размере:
|
Период удержания налога |
Выплаченные доходы, ₽ |
Налоговые вычеты, ₽ |
Налоговая база, ₽ (доходы за минусом вычетов) |
Удержанный НДФЛ, ₽ (налоговая база х 13%) |
Срок уплаты налога |
|
С 1 января по 30 сентября |
720 000 |
76 800 (соцвычет на лечение) |
643 200 |
83 616 |
х |
|
С 1 по 22 октября, в том числе: |
88 008 |
|
88 008 |
11 441 |
По первому сроку перечисления |
|
Вторая часть зарплаты за сентябрь |
40 000 |
40 000 |
5 200 |
х |
|
|
Отпускные (отпуск с 1 по 14 октября) |
48 008 |
48 008 |
6 241 |
х |
|
|
С 23 по 31 октября, в том числе: |
43 478,26 |
40 000 |
3 478,26 |
452 |
По второму сроку перечисления |
|
Аванс за октябрь (отработан 1 рабочий день 15 октября) |
3 478,26 |
3 478,26 |
452 |
х |
|
|
Матпомощь при рождении ребенка (дата рождения 05.10.2025) |
40 000 (полностью необлагаемая сумма, в 6-НДФЛ не отражается) |
40 000 |
0 |
0 |
х |
|
С 1 по 22 ноября, в том числе: |
41 739,13 |
41 739,13 |
5 426 |
По третьему сроку перечисления |
|
|
Вторая часть зарплаты за октябрь |
41 739,13 |
41 739,13 |
5 426 |
х |
|
|
С 23 по 30 ноября, в том числе: |
37 894,74 |
|
37 894,74 |
4 926 |
По четвертому сроку перечисления |
|
Аванс за ноябрь |
37 894,74 |
37 894,74 |
4 926 |
х |
|
|
С 01 по 22 декабря, в том числе: |
42 105,26 |
|
42 105,26 |
5 474 |
По пятому сроку перечисления |
|
Вторая часть зарплаты за ноябрь |
42 105,26 |
42 105 |
5 474 |
х |
|
|
С 23 по 31 декабря, в т.ч.: |
40 000 |
|
40 000 |
5 200 |
По шестому сроку перечисления |
|
Аванс за декабрь (вторая часть зарплаты выплачена в январе 2026) |
40 000 |
40 000 |
5 200 |
х |
|
|
Итого: |
1 013 225,39 |
116 800 |
896 425,39 |
116 535 |
х |
|
За вычетом матпомощи на ребенка |
973 225,39 |
76 800 |
896 425,39 |
116 535 |
х |
Коды для справки о доходах:
зарплата — 2000;
отпускные — 2012;
соцвычет на лечение — 324.
Заполненный годовой 6-НДФЛ ООО «Консалт-Эксперт» за 2025 год:
Рисунок. Пример заполненного расчета 6-НДФЛ за 2025 год
Оставьте заявку на демонстрацию сервиса
Мы свяжемся с вами в удобное время и покажем, как все работает
Имя*E-mail*Телефон*
Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок
Чек-лист: как подготовить 6-НДФЛ за 2025 год
1. Определите, нужно ли вам подавать 6-НДФЛ. Вы не обязаны отчитываться, если не исполняли обязанности налогового агента в 2025 году, то есть:
вообще не выплачивали физлицам доходы, облагаемые НДФЛ;
выплачивали доходы только ИП, самозанятым или частнопрактикующим адвокатам, нотариусам.
2. Выясните, какие доходы можно не отражать в расчете, по каким выплатам есть особые нюансы.
3. Заполните расчет и справки о доходах физлиц в соответствии с нашей инструкцией, а также с учетом порядка заполнения из приложения к приказу ФНС № ЕД-7-11/649.
4. Заполненный расчет проверьте на ошибки с помощью контрольных соотношений для 6-НДФЛ.
5. Не позже 25 февраля 2026 года подайте расчет в ИФНС на бумаге (если получателей дохода было не более 10) или в электронном виде.
Присоединяйтесь к сообществу бухгалтеров «Финлидеры» от Точка Банк
Полезные знакомства, эфиры с экспертами, интересные мероприятия и розыгрыши призов.
Вступить
Реклама: АО «ТОЧКА», ИНН: 9721194461, erid: 2W5zFH5tMcC
Источник: www.klerk.ru