Как посчитать себестоимость обслуживания клиента в бухгалтерской компании: постоянные расходы по месяцам, нормы времени по форме собственности, системе налогообложения и оборотам, сотрудники клиента и дополнительные услуги. Разбор на примере компании, где сведение отчета сократилось с двух рабочих дней до часа.
983 просмотра55 открытий1
ИП на патенте без сотрудников и ООО на общей системе с оборотами и десятком человек в штате — это совсем разная нагрузка на бухгалтера. А платят они порой сопоставимо, особенно если один из них пришёл давно и на старых условиях.
Пока компания небольшая, разница видна на глаз. Когда клиентов становится много, а тарифы — разными, уже не понятно, на ком компания зарабатывает, а на ком работает в ноль.
Разберу, как это посчитать, на примере бухгалтерской компании, для которой мы собирали такой расчёт.
Как считали раньше
Компания считала себестоимость обслуживания клиентов в таблицах, на формулах. Цифра получалась, но каждый раз с усилием.
Весь расчёт держался на формулах, которые приходилось прописывать заново под каждую ситуацию. Поменялась аренда — правишь формулы. Изменилась ставка сотрудника — снова. Появилась новая услуга — снова.
Сведение занимало два рабочих дня, поэтому делали его раз в месяц — к отчёту руководителю.
Потом расчёт перенесли в систему, но первая версия проблему не решила. Нормативы, ставки и расходы по-прежнему были зашиты внутрь расчёта, и любое изменение снова требовало человека, который умеет его править.
Помогло другое: все нормативы вынесли в обычные поля, которые бухгалтерия меняет сама.
Из чего складывается себестоимость клиента
1. Постоянные расходы — помесячно
Всё, что компания тратит независимо от количества клиентов: аренда, фонд оплаты труда с налогами, лицензии и программы, связь, прочие постоянные траты.
Важно вести их по месяцам. Выросла аренда в августе — это должно повлиять на август, а не задним числом на весь год.
2. Себестоимость часа
Расходы за месяц делятся на норму рабочих часов. Получается базовая себестоимость часа — от неё дальше считается каждый клиент.
3. Норма времени по типу клиента
Трудозатраты на клиента зависят от трёх вещей:
форма собственности — ИП или организация;
система налогообложения — патент, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы», общая система, УСН с НДС;
наличие оборотов — ведёт ли клиент деятельность или отчётность нулевая.
В компании из примера сочетаний получилось пятнадцать, и у каждого своя норма часов в месяц. Именно здесь ломается расчёт по средней норме: одна норма на всех клиентов прячет разницу между самыми лёгкими и самыми тяжёлыми.
4. Сотрудники клиента
Отдельно — кадровый учёт и зарплата. И тут не линейная зависимость: первый сотрудник у клиента трудоёмче, каждый следующий — по своей, меньшей ставке. Иностранные сотрудники считаются по отдельным нормам.
5. Дополнительные услуги
Кассы, маркетплейсы, ВЭД, лизинг, акты сверок, авансовые отчёты. У каждой своя норма времени, и их нужно добавлять к базовой.
6. Сравнение с тем, что платит клиент
Часы по клиенту — база по его типу, плюс сотрудники, плюс дополнительные услуги — умножаются на себестоимость часа. Получается себестоимость обслуживания. Сравниваете с тем, что клиент платит, — и видите рентабельность.
Часы при этом лучше брать по факту, а не по договору. Разница между ними и показывает, где уходит прибыль.
Что изменилось, когда нормативы вынесли в поля
Сведение сократилось с двух рабочих дней до часа. Но важнее другое: раз оно стало дешёвым, его начали делать несколько раз в неделю вместо одного раза в месяц. Себестоимость теперь видна по ходу месяца.
Полный отчёт руководитель по-прежнему получает раз в месяц. Но решения — оставить клиента как есть, пересмотреть тариф или отказаться — теперь принимаются по цифрам.
Прибыль от самого расчёта не вырастет, и приписывать ему это было бы натяжкой. Он показывает то, чего раньше не было видно. Что делать с этим дальше — решение руководителя.
Где живёт логика расчёта
Проблема была не в таблицах и не в объёме данных. Пока нормативы спрятаны внутри формул, любое изменение аренды или ставки требует человека, который эти формулы знает. Когда они вынесены в отдельные поля, бухгалтерия пересчитывает всё сама.
Это можно сделать и в обычной таблице: все исходные данные — на отдельном листе, формулы только ссылаются на них. Меняете расход в одном месте — пересчитывается всё остальное.
Такой шаблон расчёта себестоимости часа и рентабельности по клиентам я выложил в своём телеграм-канале — забирайте, он бесплатный.
Источник: www.klerk.ru