Суточные — это важная часть командировочных расходов, расчет и выплата которых часто вызывает вопросы. В статье расскажем, что включают в себя суточные, как они учитываются при расчете НДФЛ, от чего зависит их размер и как правильно их рассчитать в 2026 году.
Автор
Наталья Васильева
Эксперт по налогам, кадрам, отчетности
Самое главное
Суточные выплачиваются при направлении сотрудника в командировку либо если работа имеет разъездной характер.
Суточные платятся за все дни командировки, включая выходные, праздники, период временной нетрудоспособности.
Разъездным работникам на больничном суточные не платятся.
Необлагаемый НДФЛ и взносами лимит по суточным для поездок по РФ — 700 руб., за границу — 2 500 руб.
Суточные разъездным работникам, направляемым за границу, освобождаются от НДФЛ и взносов в размере до 3 500 руб. включительно.
Суточные: что это и кому они положены
Суточные — это часть командировочных расходов, которую работодатель должен выплатить сотруднику в двух случаях:
работа сотрудника имеет разъездной характер;
сотрудник направляется в командировку.
Суточные выплачиваются за каждый день командировки, включая дни отъезда и приезда, период временной нетрудоспособности, праздники и выходные.
При этом не имеет значения, во сколько сотрудник отбыл в командировку или прибыл на место работы, даже если его поезд отправился в 23.59. Суточные за этот день он должен получить.
Пример № 1
Иванов В.П. был направлен в командировку на 5 дней. Дата отправления поезда с Казанского вокзала (для отбытия по месту назначения) — 4 ноября в 23:55. Обратно он возвращается в час ночи 8 ноября.
Суточные сотруднику нужно выплатить за 5 дней, несмотря на то, что в командировке 4 ноября он был всего 5 минут, а 8 ноября всего 1 час.
Есть ли место отправления в командировку находится за пределами населенного пункта, где работает сотрудник, время, потраченное на проезд до места отправления (ж/д или автовокзала, аэропорта) также включается в общий срок командировки (п. 4 постановления Правительства от 16.04.2025 № 501).
Пример № 2
Иванов проживает и работает в Московской области. Для проведения выездного совещания, назначенного на 12 ноября, сотрудник был направлен в командировку. Время отправления поезда в 01.00 11 ноября с Казанского вокзала. Время возвращения сотрудника на работу — 15 ноября 18:00.
Для своевременной посадки на поезд сотрудник выехал из региона, где работает и проживает (Московской области), в 22.00 10 ноября.
Суточные Иванову нужно будет выплатить за 6 дней, включая 10 ноября.
Что включают в себя суточные и на что их нельзя тратить
Сотрудник может потратить суточные на что угодно: покупку питания, оплату вещей первой необходимости, культурные мероприятия в свободное от работы время. Никаких ограничений относительно того, на что нельзя тратить суточные, закон не содержит.
Кроме этого, сотрудник не обязан отчитываться, на что он потратил суточные. Исключение — ситуация, когда необходимо скорректировать размер суточных в большую (сотрудник задержался в командировке) или меньшую сторону (сотрудник вернулся раньше).
Размер суточных
Максимальных и минимальных лимитов по размеру суточных нет, их можно выплатить в любом размере, за исключением двух ситуаций. Отразим их в таблице.
|
Категория работников |
Суточные |
|
Сотрудники бюджетных учреждений |
100 руб. |
|
Работники, откомандированные на новые территории для обеспечения жизнедеятельности населения и восстановления инфраструктуры (пп. 1, 2 постановления Правительства от 28.10.2022 № 1915) |
8480 руб. |
Поэтому ответ на вопрос «можно ли уменьшить размер суточных?» однозначный — да, но, кроме описанных выше случаев.
Размер суточных необходимо прописать в коллективном договоре или во внутреннем документе организации, например, положении о командировках.
При однодневной командировке по РФ суточные не выплачиваются, а при направлении за границу, их размер составляет 50% от установленной в организации нормы суточных для загранкомандировок.
Несмотря на то, что в законе не установлены минимальные и максимальные размеры суточных, есть определенные лимиты, которые позволяют не облагать эти выплаты НДФЛ и страховыми взносами. Об их размере поговорим в разделе «Бухгалтерский и налоговый учет суточных».
Знаете, в какой момент суточные перестают быть долгом сотрудника и становятся расходом компании?
Порядок расчета и выплаты суточных в 2026 году
Вкратце расскажем о том, каковы новые правила расчета суточных в командировке в 2026 году.
В прошедшем году для суточных изменился только их размер для работников, имеющих разъездной характер работы, при направлении за границу. Если ранее такие выплаты освобождались от обложения НДФЛ и взносами, если их величина не превышала 2 500 руб., то теперь этот лимит был увеличен до 3 500 руб. Размер суточных при загранкомандировках, при этом остался старым — 2 500 руб.
В остальном порядок расчета, начисления и выплаты суточных не изменился.
Он состоит из следующих этапов:
1. Расчет суточных.
Определите количество дней, за которые сотруднику нужно выплатить суточные. Даты возьмите из билетов или служебной записки, если сотрудник отбывает в командировку на собственном или служебном транспорте.
Если сотрудник направляется в загранкомандировку, дни проезда по территории РФ считайте по нормам для российских командировок, а день, когда была пересечена граница РФ в сторону иностранного государства — по нормам для загранкомандировок. При возвращении из командировки, день пересечения границы РФ оплачивайте по нормам для российских командировок.
2. Выплата суточных.
Перечислите их сотруднику любым удобным способом: наличными, переводом на карту, выдачей корпоративной карты.
3. Проведите суточные в бухгалтерском и налоговом учете.
О том, как это сделать, расскажем в следующем разделе.
Налоговый учет суточных
Затраты на выплату суточных можно в полном объеме учесть в составе расходов по УСН «доходы — расходы» и по налогу на прибыль — на дату утверждения авансового отчета.
До момента утверждения авансового отчета суточные в балансе отражаются, как дебиторская задолженность подотчетного лица.
При самостоятельной покупке сотрудником валюты, затраты учитываются на дату ее приобретения. Если определить ее невозможно — на дату выдачи аванса по курсу Центробанка.
Как суточные учитываются при расчете НДФЛ
В 2026 году необлагаемый размер суточных составляет:
700 руб. — для российских командировок и разъездного характера работы в пределах РФ.
2 500 руб. — для заграничных командировок.
3 500 руб. — для сотрудников с разъездным характером работы, осуществляемой за пределами РФ.
Все, что выше указанных значений, подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.
Обратите внимание, что взносы на травматизм на суточные не начисляются, в каком бы размере они не были выплачены.
Дата получения дохода для целей расчета НДФЛ и страховых взносов — последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Бухгалтерский учет суточных
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
|
Выдача суточных под отчет |
71 |
50 |
|
Включение суточных в расходы по обычным видам деятельности |
26 (44) |
71 |
|
Удержание НДФЛ со сверхнормативных суточных |
70 |
68 |
|
Начисление страховых взносов со сверхнормативных суточных |
26 (44) |
69 |
Подведем итоги
Суточные — обязательная составляющая командировочных расходов работника, направляемого в служебную поездку. Также они положены сотрудникам с разъездным характером работы.
Лимитов по размеру суточных нет, но есть необлагаемые НДФЛ и взносами размеры: 700 руб. — для командировок по РФ и 2 500 руб. — для загранпоездок. В сумме 3 500 руб. не облагаются налогом и взносами суточные для разъездных работников.
Сотрудник не обязан отчитываться, на что потратил взносы — это остается на его усмотрение.
Суточные выдаются за каждый день командировки.
Как упростить себе жизнь и избежать ошибок
Вместо того чтобы разбираться во всех нюансах в одиночку, попробуйте подписку Клерк.Премиум.
Она закрывает сразу несколько задач:
Персональные консультации с аттестованными экспертами. Задайте вопрос и получите развернутый ответ — от налогообложения УСН и ПСН до настройки 1С.
ИИ-помощник бухгалтера. Быстро отвечает на простые вопросы и помогает ориентироваться в нормативке, экономя время на поиске.
Доступ к ChatGPT без VPN (ai.klerk.ru). Можно использовать привычный чат прямо из Клерка, не тратя время на обходные пути.
Проверка контрагентов. Можно по ИНН мгновенно проверить поставщиков и клиентов, чтобы не нарваться на проблемные сделки.
Ежедневные «Разборы» изменений в учёте и налогах, конспекты вебинаров и мини-курсы. Все это готовит редакция Клерка, переводя сложные документы Минфина и ФНС на понятный язык и дополняя практическими примерами.
Обучение и развитие. Онлайн-курсы, вебинары и мини-курсы, чтобы бухгалтер рос профессионально и чувствовал уверенность.
С такой подпиской вы разберетесь с учетом, налогообложением и будете уверены, что всегда на шаг впереди налоговых изменений. Не откладывайте — подключите «Клерк.Премиум» и работайте уверенно:
И это не реклама!
Оформить подписку
Источник: www.klerk.ru